Wollen Sie im Katastrophenfall die Person sein, die nach einer Lösung sucht – oder möchten Sie lieber jemand sein, der mit einem vorbereiteten Plan alles unter Kontrolle hat?
Jedes Logistikunternehmen hat seine Höhen und Tiefen, sei es aufgrund einer sich verändernden Nachfrage oder einer einmaligen Krise. Sie können die Zukunft nicht vorhersagen, aber Sie können vorausplanen: Wenn sich die Lage verschlechtert, kann eine intelligente Planung den Schaden begrenzen und Ihnen helfen, Ihr Geschäft am Laufen zu halten. Hier kommt ein Betriebskontinuitätsplan ins Spiel.
Bei einem Betriebskontinuitätsplan geht es darum, Risiken zu identifizieren, zu vermeiden, zu mindern und zu akzeptieren. Dies bedeutet, dass Sie in der Lage sind, im Notfall weiter zu arbeiten und Probleme schnell und effektiv zu lösen. Hier finden Sie alles, was Sie wissen müssen, um Ihren Plan zu erstellen.
Was ist Betriebskontinuität und warum ist sie wichtig?
Ein Betriebskontinuitätsplan ist ein Dokument, in dem genau festgelegt ist, was im Notfall von allen erwartet wird. Ziel ist es, Managern dabei zu helfen, wichtige Funktionen während und nach einem Ereignis wiederherzustellen und aufrechtzuerhalten.
Es kann eine Vielzahl von Dingen umfassen, von der Bereitstellung von Generatoren für den Fall eines Stromausfalls, bis hin zu Maßnahmen zur Bewältigung einer PR-Krise. Es sollte ein wesentlicher Bestandteil Ihres gesamten Risikomanagementplans sein.
Im Notfall einen Plan zu haben ist aus mehreren Gründen wichtig:
- Er sorgt dafür, dass Ihr Geschäft reibungslos läuft – was wiederum Ihren Ruf als zuverlässiger Partner mit gutem Kundenservice aufrechterhält.
- Er hilft Managern und Teammitgliedern ein festgelegtes Verfahren einzuhalten, was besonders in stressigen Zeiten wichtig ist.
- Dies spart Ihnen möglicherweise Zeit und Geld, da Sie genau wissen, was in einer bestimmten Situation zu tun ist. Dies bedeutet weniger Rückverfolgung und kostspielige Fehler.
- Er gibt Ihren Mitarbeitern und Kunden ein Gefühl des Vertrauens in die Unternehmensführung und ihre Arbeit.
Auf der anderen Seite könnte das Fehlen eines Betriebskontinuitätsplan zu Problemen führen:
- Wenn ein Betrieb unfähig ist die Arbeit fortzusetzen, bedeutet dies kostspielige Ausfallzeiten und enttäuschte Kunden.
- Wenn eine PR-Katastrophe nicht richtig behandelt wird, kann dies den Ruf Ihres Unternehmens dauerhaft schädigen.
- Wenn Unternehmen chaotisch und unorganisiert erscheinen sinkt die Motivation. Möglicherweise steigt dadurch die Fluktuation der Mitarbeiter.
Was sollte Ihr Betriebskontinuitätsplan enthalten?
Als allgemeine Faustregel sollten Sie eine Vielzahl von möglichen Bedrohungen und deren Auswirkungen auf Ihr Unternehmen berücksichtigen. Dazu gehören unter anderem Diebstahl, menschliches Versagen, Stromausfall, Virusausbrüche, Versorgungsunterbrechungen und Cyberangriffe.
Sobald Sie jedes Geschäftsrisiko berücksichtigt haben, sollten Sie die folgenden Prozesse definieren:
- Managementpläne: Detaillierte Schritte für die Notfallwiederherstellung, einschließlich Rollen und Verantwortlichkeiten.
- Kommunikationspläne: Interne und externe Berichtshierarchien und -methoden.
- Notfallpläne: Sofortige Reaktion vor Ort auf Katastrophen.
- Geschäfts-Wiederherstellungs-Pläne: Wiederherstellung von Unternehmen und Einrichtungen, einschließlich IT und Technologie.
- Analyse: Wie Ereignisse aufgezeichnet werden sollen, einschließlich der Rolle Ihrer Flottenmanagementsoftware.
So implementieren Sie Ihren Betriebskontinuitätsplan
Ein Betriebskontinuitätsplan sollte nicht nur einen Plan zur Katastrophenvorsorge enthalten. Es sollten auch die Schritte beschrieben werden, welche zur Wiederherstellung einer geregelten Betriebsaufnahme ausgeführt werden müssen.
Abhängig von dem Ereignis müssen Sie Ihre Flotte wahrscheinlich so schnell wie möglich wieder voll funktionsfähig machen. Die Mitarbeiter sollten auch darüber informiert werden, was schiefgelaufen ist und sich mit der Datenseite befassen, um sicherzustellen, dass sowohl Ihre als auch die Informationen Ihrer Kunden sicher sind. Möglicherweise müssen Sie auch mit einem PR-Team zusammenarbeiten, um Ihren Ruf zu verbessern oder aufrechtzuerhalten.
Stellen Sie sicher, dass alle diese Informationen gut kommuniziert und leicht zugänglich sind. Speichern Sie Ihren Betriebskontinuitätsplan im Idealfall in einer Cloud, damit er von jedem Ort aus aktualisiert und abgerufen werden kann. Erwägen Sie eine Papierversion, damit beispielsweise Fahrer in ihren LKWs bleiben können.
Verwenden Sie Flottenmanagement-Software, um wichtige Informationen zu schützen und zugänglich zu machen. Alles wird in der Cloud gespeichert. Wenn Sie also einen Stromausfall oder einen Cyberangriff erleiden, werden Ihre Systeme gespeichert, sind zugänglich und sicher.
Dies bedeutet auch, dass Ihre Fahrer schneller wieder auf die Straße zurückkehren können, da sie Kundenaufzeichnungen, Routen und Zeitpläne zur Hand haben – etwas, das beruhigend und für die Moral von Vorteil ist.
Im Falle eines Diebstahls helfen Telematik-Technologien dabei, gestohlene Vermögenswerte schneller wiederherzustellen und die Kosten für Verluste zu vermeiden. Mithilfe der GPS-Flottenortungssoftware können Sie Ihre Fahrzeuge in Echtzeit lokalisieren und unverzüglich Kontakt mit den Behörden aufnehmen, wodurch die Wiederherstellung weitaus schneller und wahrscheinlicher ist. Sie können auch aufzeichnen, wo und wann das Fahrzeug auf seiner Fahrt anhält und so den Behörden helfen, eine gründliche Untersuchung durchzuführen und möglicherweise Fracht zu bergen, die auf dem Weg abgesetzt wurde.
Wie Telematik Ihnen helfen kann, sich von einer Katastrophe zu erholen
Bei Katastrophen führen manuelle Prozesse zu teuren Verzögerungen aufgrund sich ändernder Umgebungen oder Personalmangel.
Die Automatisierung kann die Geschäftskontinuität von Back-Office-Funktionen, wie Kreditorenbuchhaltung, sowie Front-End-Vorgängen, wie Routenplanung und Kundendatenverarbeitung, unterstützen. Im Falle von Problemen auf der Straße, wie eines Unfalls, verfügen Sie auch über ausreichende Aufzeichnungen und Daten, die Sie Ihrer Versicherungsgesellschaft vorlegen können.
Je mehr Daten Ihnen zur Verfügung stehen, desto schneller können Sie sie wiederherstellen: Neue Untersuchungen zeigen, dass 85% der Unternehmen sagen, dass Automatisierungstechnologie für ihre Anforderungen an die Geschäftskontinuität hilfreich wäre.
Mit der Cloud-Technologie können Sie Ihre Geschäftsprozesse automatisieren und die Datenverwaltung aus der Ferne besser bewältigen.
„Die aktuelle Krise wird Menschen, Prozesse, Sicherheit und Technologie auf die Probe stellen – und Unternehmen, die agil sind und sich nur schnell an Veränderungen anpassen können, werden führend sein“, sagt Adrian Johnston, Senior Vice President von Cloud Applications (SaaS) Oracle JAPAC.
Intelligente Manager planen im Voraus, um sicherzustellen, dass das Unternehmen in jedem Fall über Wasser bleibt. Wenn Sie die Kontinuität Ihrer Flotte sicherstellen möchten, indem Sie immer über die erforderlichen Informationen verfügen, fordern Sie eine persönliche Demo an.
