Ihren Fuhrpark papierlos zu verwalten, bedeutet, weniger Aktenordner herumstehen zu haben, Ihre Abläufe zu rationalisieren und die Umwelt zu schonen.
Denken Sie einmal darüber nach. In einem durchschnittlichen Büro verbraucht ein Mitarbeiter alle 12 Minuten ein Blatt Papier. Und jede Person verbraucht jedes Jahr durchschnittlich 250 bis 300 Kilo Papier!
So viel Papier verwalten und aufbewahren zu müssen, verkompliziert die Geschäftsabläufe und verursacht viel Stress.
Wenn Sie in der Transportbranche tätig sind, müssen Sie dafür sorgen, dass Ihre Fahrzeuge verkehrssicher sind. Oft muss der Fahrer das vor jeder Fahrt überprüfen. Bisher wird dies meist manuell mit einer Checkliste auf Papier durchgeführt. Das ist umständlich und birgt Risiken.
Aber das muss nicht sein. Die Umstellung von papierbasierten auf elektronische Prüfberichte kann Stress vermeiden und das Prüfverfahren rationalisieren.
Hier sind fünf gute Gründe, aus denen Ihr Fuhrpark papierlos werden sollte.
- Sie sparen Zeit
Das Ausfüllen von Fahrzeugprüfberichten auf Papier ist zeitaufwendig. Der Fahrer muss sein Fahrzeug beurteilen und die Ergebnisse aufschreiben. Übrigens wird Papier auch öfters mal verloren oder verlegt.
Mit den Lösungen von Fleet Complete, wie dem digitalen Formularwesen, können Fahrer größere und kleinere Mängel direkt in der Plattform protokollieren oder als nicht vorhanden markieren. Sobald sie das Formular in der App ausgefüllt haben, wird es sofort direkt an den Fuhrparkleiter und das Mechanikerportal weitergeleitet, und die Fahrer können alle Berichte digital abzeichnen. So müssen routinemäßige Defektprotokolle nicht physisch zum Mechaniker gebracht werden (was wertvolle Betriebszeit kostet), sondern sind online zugänglich.
Das Beste daran ist, dass bei digitalen Formularen die Prüfdaten automatisch gespeichert werden und somit eine manuelle Dateneingabe entfällt.
Betrachten wir dies aus einer praktischen Perspektive. Angenommen, Ihre Fahrer verbringen vor jeder Fahrt durchschnittlich 6 Minuten mit dem Ausfüllen von Prüfberichten, und der Fuhrparkleiter verbringt 4 Minuten mit der manuellen Übertragung jedes Prüfberichts in die Software, in der die Berichte gespeichert werden.
Wenn Ihre Flotte 100 aktive Fahrzeuge hat, kostet das insgesamt 16 bis 18 Stunden, vorausgesetzt, Sie bearbeiten 6 Fahrzeuge pro Stunde.
Wenn Sie doppelt so viele Fahrzeuge haben, geben Sie doppelt so lange Daten ein!
Mit elektronischen Prüfformularen in einer Fuhrparkmanagementlösung können Sie manuelle Dateneingaben eliminieren und Fahrzeugprüfberichte schneller fertigstellen.
- Sie verbessern Ihre internen Kommunikationsabläufe
Mit digitalen Fahrzeugprüfformularen müssen Fahrer, Mechaniker und Fuhrparkleiter keine Papiere mehr hin und her reichen.
Alle Prüfdaten sind sofort nach dem Hochladen durch den Fahrer auf einer zentralen Plattform für alle Beteiligten verfügbar.
Beispielsweise bietet das Task-Modul, wie oben erwähnt, ein Mechanikerportal, über das Fuhrparkmechaniker die Fahrzeugreparaturen und -wartungen online verwalten können.
Sobald ein Fahrer ein Protokoll in die App eingegeben hat, muss sich der Mechaniker nur noch am Portal anmelden, um die Informationen abzurufen.
Dies minimiert das Risiko, dass Prüfformulare verloren gehen oder beschädigt werden, und erleichtert ihre vorgeschriebene Aufbewahrung.
- Sie sparen Kosten
Mit der Zeit gehen Prüfformulare in Papierform ins Geld. Je nach Größe Ihres Fuhrparks kann das im Jahr einiges ausmachen.
Sehen wir uns das in der Praxis an. Ein Block Prüfformulare, der einem Fahrer in der Regel für einen Monat reicht, kostet 3,81 $. Das mag unbedeutend erscheinen, bis Sie die jährlichen Kosten für Ihren Fuhrpark bedenken:
Hinzu kommen Kosten für Stifte und Aktenordner, ganz zu schweigen vom Personalaufwand für die papierbasierten Berichte. Hier ist eine kurze Infografik zu den Kosten der Verwendung von Papier in Ihrem Unternehmen. So werden beispielsweise 15 % des Umsatzes eines Unternehmens für die Erstellung, Bearbeitung und Verteilung von Dokumenten ausgegeben.
Mit dem digitalen Ansatz können Sie alle diese Ausgaben eliminieren und Arbeitskosten sparen. Fahrer und Fuhrparkleiter können mehr Zeit mit wichtigeren Aufgaben verbringen.
- Sie schonen die Umwelt
Der Wechsel von Papier zu Technologie spart eine Menge Bäume.
Und das ist noch nicht alles. Sie sparen beispielsweise automatisch auch Bleistifte, Hefter, Tinte, Kugelschreiber und alle anderen Schreibwaren.
Insgesamt reduzieren Sie Ihren jährlichen Metall-, Gummi- und Kunststoffverbrauch erheblich. Außerdem reduzieren Sie Ihren Kraftstoffverbrauch und die Kosten für die Dokumentenverwaltung.
- Sie haben weniger herumstehen
Niemand mag Papierstapel und Schränke voller Aktenordner. Untersuchungen zeigen, dass wir 80 % der Informationen und Papiere, die wir aufbewahren, nie benutzen oder auch nur ansehen.
Und das ist noch nicht alles. In einer Studie der National Association of Professional Organizers (NAPO) gaben 91 % der befragten Arbeitnehmer an, dass sie effizienter und effektiver arbeiten würden, wenn ihr Arbeitsplatz besser organisiert wäre.
Mit dem papierlosen Ansatz können Sie viel besser Ordnung halten. Elektronische Akten nehmen in Ihrem Büro keinen Platz weg und ermöglichen ein einfaches Auffinden von Informationen.
Schlussbemerkungen
Auch wenn die Umstellung auf papierlose Fahrzeugprüfberichte eine gewisse Lernkurve bedeutet, lohnt sie sich, da Sie Ihre Geschäftsprozesse rationalisieren und Ihre organisatorischen Abläufe verbessern.
Wenn Sie also Kosten sparen, Ordnung schaffen, die Umwelt schonen, Ihre Zeit besser nutzen und Ihre Kommunikationsprozesse verbessern möchten, probieren Sie unsere Fleet Complete-Demo aus oder kontaktieren Sie uns hier.
Wenn Sie weitere Gedanken oder Fragen zu Fahrzeugprüfberichten haben, schreiben Sie uns unten einen Kommentar!
